Перевод работника в другой филиал организации

Содержание

Правила перевода сотрудника в филиал

Перевод работника в другой филиал организации

“Зарплата”, 2013, N 10

Компания открыла филиал в другом регионе и планирует перевести в него работника. Рассмотрим, какие документы нужно оформить, какие затраты понесет компания, какие налоги и взносы придется начислить.

Перевод на другую работу – постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором он работает в соответствии с условиями трудового договора (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ). При переводе подобные условия трудового договора изменяются.

Местность, в которую осуществляется перевод, считается другой, если она находится за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта (п. 16 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2).

Примечание. Перемещение

Не является переводом перемещение работника у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, поручение ему работы на другом механизме или агрегате, которое не влечет изменения определенных сторонами условий трудового договора (ч. 3 ст. 72.1 ТК РФ).

Обязанности работодателя в связи с переводом работника в филиал

Рассмотрим, какие обязанности возникают у работодателя в связи с переводом работника из головного офиса в региональное подразделение.

Сохранить рабочее место

Обязанность сохранить за работником его прежнее рабочее место зависит от срока перевода.

Временный перевод. При временном переводе за работником сохраняется прежнее рабочее место. Если по окончании срока перевода он не потребовал возвращения на свое рабочее место и продолжает работать, то условие соглашения о временном характере перевода утрачивает силу и перевод считается постоянным (ч. 1 ст. 72.2 ТК РФ).

Постоянный перевод. В случае постоянного перевода работодатель не обязан сохранять за работником прежнее рабочее место.

Компенсировать расходы на переезд

Если переезд в другую местность обусловлен переводом на новое место работы, работодатель обязан взять на себя следующие расходы (ст. ст. 165 и 169 ТК РФ):

  • по переезду самого работника и членов его семьи;
  • провозу имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику средства передвижения);
  • обустройству на новом месте жительства.

Примечание. К членам семьи относятся только супруги, родители (усыновители) и дети (усыновленные) (ст. 2 Семейного кодекса РФ).

Коммерческая компания самостоятельно определяет размер возмещения и порядок его выплаты (ч. 2 ст. 169 ТК РФ).

Документальное оформление перевода

Перевод работника на другую постоянную работу требует документального оформления.

Примечание. Какие формы документов использовать

Согласно ст. 21 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” компании не обязаны применять формы первичных учетных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом России. При этом Закон N 402-ФЗ не ограничивает право использовать те унифицированные формы, которые стали уже привычными.

Решение работодателя о переводе

Решение о переводе на работу в другую местность принимает руководитель компании на основании предложения руководителя филиала, его служебной записки (см. образец 1 на с. 107).

Образец 1

Служебная записка о переводе

————————————————————————–¬¦ Генеральному директору ООО “Рассада”¦¦ Шестикрылову А.Н.

¦¦ от директорদ владимирского филиалদ Матвеева П.В.¦¦ ¦¦ Уважаемый Антон Николаевич! ¦¦ В связи с необходимостью организации работы нового филиала в г.

¦¦Владимире предлагаю перевести на работу во владимирский филиал менеджерদотдела корпоративного менеджмента ставропольского филиала на должность¦¦старшего менеджера на постоянной основе. ¦¦ ¦¦Директор Матвеев П.В. Матвеев ¦¦ ¦¦ 12 сентября 2013 г.

¦

L————————————————————————–

При стратегических изменениях в развитии компании принципиальное решение о необходимости перевода группы работников могут принять и участники общества (учредители).

Предложение работнику о переводе на работу в другую местность

Если руководитель компании сочтет правильным смену места работы и жительства определенного сотрудника, он должен предложить работнику перевод на работу в другую местность.

Необходимость заручиться письменным согласием сотрудника на перевод установлена ч. 1 ст. 72.1 Трудового кодекса. Решение этого вопроса не может быть односторонним, поскольку оно затрагивает определенные сторонами условия трудового договора.

Чтобы получить такое согласие, прежде нужно подготовить письменное предложение сотруднику о переводе и переезде на новое место работы.

Допускается составить данное предложение в произвольной форме (см. образец 2 на с. 108).

Образец 2

Предложение о переводе

————————————————————————–¬¦ Общество с ограниченной ответственностью “Рассада” ¦¦————————————————————————-¦¦г. Ставрополь 15 сентября 2013 г.¦¦ ¦¦ Менеджеру Пуле С.Т.

¦¦ ¦¦ Предложение ¦¦ о переводе в филиал ¦¦ ¦¦ Уважаемый Семен Тарасович! ¦¦ Согласно решению общего собрания участников ООО “Рассада” N 17 от¦¦28.02.2013 с 1 ноября 2013 г. открывается новый филиал в г. Владимире.¦¦Новое структурное подразделение будет находиться по адресу: 306117, г.¦¦Владимир, ул. 8 Марта, д. 16.

¦¦ Предлагаем Вам занять должность старшего менеджера владимирскогфилиала с повышением оклада на 30% с 1 ноября 2013 г. ¦¦ Уведомляем Вас о том, что в соответствии с ч. 1 ст. 72.1 Трудовогкодекса РФ Вы можете согласиться с переводом на указанную вакантную¦¦должность либо отказаться от него.

¦¦ В случае Вашего согласия на перевод ООО “Рассада” согласно п. 16¦¦трудового договора от 13.04.2010 возместит Вам расходы на переезд,¦¦включая переезд членов семьи, перевозку имущества и обустройство на ново즦месте жительства в размере, установленном в локальном положении компенсации расходов работникам ООО “Рассада”.

¦¦ О принятом решении просим письменно проинформировать начальникদотдела кадров ООО “Рассада” в срок до 15 октября 2013 г. Неполучение от¦¦Вас в установленный срок согласия на перевод будет расцениваться каꦦотказ от перевода. ¦¦ ¦¦Генеральный директор ООО “Рассада” Шестикрылов А.Н.

Шестикрыло⦦ ¦¦Настоящее предложение получил Пуля С.Т. Пуля ¦¦ ¦¦ 15 сентября 2013 г.¦

L————————————————————————–

Согласие или отказ работника

Работник должен выразить свое согласие или отказ письменно также в произвольной форме (см. образец 3 на с. 109).

Образец 3

Заявление о согласии на перевод

————————————————————————–¬¦ Генеральному директору ООО “Рассада”¦¦ Шестикрылову А.Н.

¦¦ ¦¦ Уважаемый Антон Николаевич! ¦¦ В ответ на Ваше предложение от 15 сентября 2013 г. выражаю сво妦согласие на перевод в филиал ООО “Рассада”, расположенный в г. Владимире.¦¦ ¦¦Менеджер Пуля С.Т.

Пуля¦¦ 18 сентября 2013 г.¦

L————————————————————————–

Дополнительное соглашение к трудовому договору

Изменение определенных сторонами условий трудового договора необходимо зафиксировать дополнительным соглашением. В его тексте уместно определить также и порядок компенсации расходов на переезд работника и его семьи, провоз имущества, обустройство на новом месте, а также другие условия, которые стороны сочтут нужным определить.

В случае развития систематической филиальной сети удобнее разработать положение о компенсации расходов работникам, где установить единообразные нормы по возмещению расходов по переезду работников к новым местам работы. Если в другую местность переезжают один-два работника, условия возмещения расходов достаточно внести в дополнительное соглашение к трудовому договору. Образец дополнительного соглашения ниже.

Образец 4

Фрагмент дополнительного соглашения к трудовому договору

————————————————————————–¬¦ Дополнительное соглашение N 1 к трудовому договору от 13.04.2010 ¦¦ ¦¦г. Ставрополь 15 сентября 2013 г.

¦¦ ¦¦ Общество с ограниченной ответственностью “Рассада”, именуемое ⦦дальнейшем “Работодатель”, в лице генерального директора АнтонদНиколаевича Шестикрылова, действующего на основании Устава, с одно馦стороны, и менеджер отдела корпоративного менеджмента ставропольскогфилиала ООО “Рассада” Пуля Семен Тарасович, именуемый в дальнейше즦”Работник”, с другой стороны, вместе именуемые “Стороны”, заключил覦настоящее дополнительное соглашение к трудовому договору от 13.04.2010 нижеследующем: ¦¦ ¦¦ 1. Работник переводится на должность старшего менеджера отделদкорпоративного менеджмента владимирского филиала ООО “Рассада” с 1 ноября¦¦2013 г. ¦¦ 2. Оклад Работника устанавливается в размере 50 000 руб. в месяц. ¦¦ 3. Для организации переезда Работодатель выплачивает Работнику¦¦35 000 руб. ¦¦ 4. Работодатель компенсирует Работнику следующие документальнподтвержденные расходы с зачетом ранее выданной суммы (35 000 руб.). ¦¦ 4.1. Стоимость проезда Работника и членов его семьи (жены, двоих¦¦несовершеннолетних детей) по железной дороге в купейном вагоне. ¦¦ 4.2. Стоимость перевозки имущества железнодорожным транспортом весо즦до 500 кг на самого Работника и до 150 кг на каждого переезжающего членদсемьи. ¦¦ 4.3. Суточные за каждый день нахождения в пути в размере 700 руб. ⦦день на каждого члена семьи Работника. ¦¦ 5. Работодатель выплачивает Работнику единовременно пособие нদобустройство самого Работника – в размере его месячного должностногоклада по новому месту работы, каждого переезжающего члена семьи – ⦦размере четверти пособия оклада Работника по новому месту работы. ¦¦ 6. За дни сбора в дорогу и обустройства на новом месте жительства, нне более чем за шесть дней Работодатель выплачивает Работнику пособие ⦦размере среднего заработка. ¦¦ 7. Работнику, который переехал в связи с переводом на работу в другую¦¦местность, и членам его семьи предоставляется жилое помещение из расчетদ18 кв. м жилой площади на каждого члена семьи. Расходы по оплате жилья¦¦несет Работник. ¦¦ 8. Работник обязуется вернуть полностью средства, выплаченные ему ⦦связи с переездом на работу в другую местность в соответствии с п. п. 3 覦4 настоящего дополнительного соглашения, в следующих случаях: ¦¦ – если Работник не явился на работу или отказался приступить к работ妦без уважительной причины 1 ноября 2013 г.; ¦¦ – если до истечения одного года после перевода на работу ввладимирский филиал Работник уволится по собственному желанию бе禦уважительной причины или будет уволен за виновные действия. ¦¦ ¦¦ ¦¦Генеральный директор ООО “Рассада” Шестикрылов А.Н. Шестикрыло⦦ ¦¦Работник Пуля С.Т. Пуля¦

L————————————————————————–

Приказ о переводе

После подписания сторонами дополнительного соглашения к трудовому договору руководитель издает приказ о переводе работника на работу в другую местность (образец 6 на с. 112).

Образец 6

Я знаю как правильно … перевести работника из филиала в филиал

Перевод работника в другой филиал организации

«Я работаю инспектором отдела кадров в одном из филиалов крупной организации. Согласно Положению о филиале наш директор подбирает персонал, заключает трудовые договоры с новыми работниками, подписывает приказы по личному составу, увольняет сотрудников – в общем, решает все кадровые вопросы в филиале.

Проблем с оформлением кадровых документов у меня никогда не возникало. А тут такая задача: одна наша сотрудница переезжает с семьей в другой регион, где у нашей организации тоже открыт филиал. Сейчас она просит перевести ее в этот филиал на вакантную должность. Директор нашего филиала не возражает.

Но как все оформить? Уволить ее в порядке перевода в другой филиал или издать приказ о переводе на другую постоянную работу? И самое главное, кто должен издавать приказ о переводе: директор нашего филиала или директор того филиала, в который сотрудница просит ее перевести? Помогите, пожалуйста, разобраться».

О том, как же оформить перевод работника из одного филиала в другой, мы спросили того, кто на 100% знает, как…

Прежде всего, давайте выясним, существуют ли какие-либо особенности ведения кадрового делопроизводства в организации, имеющей несколько обособленных структурных подразделений.

Делопроизводство в организациях с обособленными структурными подразделениями

Надо сказать, что в соответствии с п. 3 ст. 55 Гражданского кодекса РФ (далее – ГКРФ) филиалы и представительства – это обособленные подразделения, которые не являются юридическими лицами.

Филиалом называется обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства. Представительства и филиалы не являются юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшего их юридического лица и действуют на основании утвержденных им положений (п. 2 и 3 ст. 55 ГК РФ).

Руководитель обособленного подразделения назначается руководителем организации и действует на основании выданной ему доверенности.

Учитывая, что в вашей организации руководители филиалов наделены полномочиями осуществлять прием и увольнение работников, а также решать иные вопросы, связанные с трудовыми отношениями, без участия руководителя организации, можно говорить о том, что в организации предусмотрена децентрализованная форма ведения кадрового делопроизводства.

Даже если структурному подразделению предоставлены права и обязанности в области оформления кадровых документов, следует учитывать, что руководитель обособленного подразделения правомочен решать кадровые вопросы только в пределах своего подразделения.

ПРИМЕР

Так, директор филиала имеет право принимать на работу сотрудников, переводить их на другую работу в филиале и решать вопросы о прекращении трудовых отношений по различным основаниям.

НЕЛЬЗЯ!

Уволить работника в порядке перевода из одного филиала в другой по п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ

Как видим, перевод работника из одного филиала в другой выходит за пределы таких полномочий. В этом и состоит сложность принятия решения о переводе и порядка его оформления.

Ни директор филиала, где сейчас работает сотрудник, ни руководитель того подразделения, в которое сотрудник с его согласия будет переведен на другую работу, не имеют полномочий принять решение о переводе и оформить необходимые кадровые документы.

Очевидно, что в нашей ситуации такими полномочиями обладает только руководитель организации.

Итак, мы выяснили, что филиал не является самостоятельным юридическим лицом, однако имеет свою специфику по сравнению с другими структурными подразделениями.

Чтобы сотрудница работала в другом филиале, ее необходимо перевести на другую постоянную работу по правилам, предусмотренным ст. 72 ТК РФ, но с учетом определенных особенностей.

Давайте посмотрим, как в этом случае следует оформлять кадровые документы.

Оформление кадровых документов

Учитывая, что в рассматриваемой ситуации в организации кадровое делопроизводство децентрализовано, кадровые документы оформляются, судя по всему, в головной организации, куда документы работников поступают из одного филиала, а затем передаются для дальнейшего ведения и хранения в другой филиал.

Предлагаем следующую процедуру перевода работника на другую постоянную работу из одного филиала в другой.

Этап 1 Оформление заявления о переводе работника в другой филиал

В нашей ситуации работник сам просит перевести его на другую работу в другой филиал. Желательно, чтобы такая просьба была оформлена письменно. Так как решение о переводе в другое обособленное структурное подразделение принимает руководитель организации, то заявление оформляется на его имя (пример 2).

Наша справка

Ведение кадрового делопроизводства в организациях с обособленными структурными подразделениями нормативными актами не урегулировано. Этот вопрос находится в компетенции руководителя организации и должен решаться на локальном уровне.

Можно выделить три формы организации кадрового делопроизводства в организациях, имеющих в своей структуре обособленные подразделения.

Форма 1. Централизованное делопроизводство – вся обработка кадровых документов сосредотачивается (централизуется) в едином центре – кадровой службе головной организации.

Форма 2. Децентрализованное делопроизводство – ведение кадрового делопроизводства распределяется между головной организацией и обособленными структурными объединениями, которые имеют относительно одинаковый набор функций по кадровому документообороту.

При этом кадровая служба головной организации может оформлять кадровые документы на всех сотрудников организации, включая и работников обособленных подразделений, а в филиале или представительстве хранятся и оформляются документы только сотрудников этих подразделений.

Форма 3.

«Смешанное» делопроизводство – предполагает как централизованное оформление кадровых документов (например, оформление приема на работу, прекращения трудового договора), так и децентрализованное (например, наложение дисциплинарных взысканий на работников, хранение личных дел). Деление обычно производится по различным кадровым функциям – часть принадлежит головной организации, часть передается в обособленное подразделение.

НАШ СОВЕТ

Пропишите в локальном нормативном акте, например в Инструкции по кадровому делопроизводству, порядок оформления кадровых документов при переводе работника из одного обособленного подразделения в другое, а также процедуру передачи для дальнейшего ведения и хранения кадровых документов, порядок передачи трудовых книжек и т. п. (пример 1)

На практике оформленное заявление, скорее всего, будет передаваться в головную организацию через руководителя обособленного подразделения, который, в свою очередь, также решает вопрос о возможности осуществления перевода сотрудника из своего филиала. Заявление сотрудника филиала может быть направлено в головную организацию с сопроводительным письмом (пример 3).

Руководителю организации для того, чтобы принять решение по существу

просьбы, понадобится выяснить мнение руководителя того филиала, в который предполагается перевод.

Возникает вопрос: зачем нужна такая трехсторонняя договоренность, если в любом случае решение о переводе будет принимать руководитель организации? Полагаем, что подобную процедуру следует соблюдать хотя бы для того, чтобы руководитель того филиала, куда желает перевестись работник, знал, что такой перевод будет осуществляться, и не принял на вакантную должность работника «с улицы». Для согласования перевода в филиал может быть направлено письмо (пример 4).

После всех необходимых согласований руководитель организации принимает решение об оформлении перевода (пример 5).

Этап 2 Передача документов работника из филиала в головную организацию

Итак, руководитель организации принял решение об оформлении перевода, для этого документы работника передаются в кадровую службу головной организации.

На практике передача документов может производиться по почте ценным либо заказным письмом или лично работниками кадровых служб. Самым надежным, несомненно, будет личная передача документов.

Передачу документов из филиала и их получение в головной организации желательно сопровождать соответствующим актом (пример 6).

В ТО ЖЕ ВРЕМЯ..

…существует ошибочное мнение о том, что перевод работника из одного обособленного подразделения в другое оформляется путем увольнения работника в порядке перевода по основанию, предусмотренному п. 5 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса РФ (далее -ТК РФ).

Напомним, что обособленные подразделения не являются самостоятельными юридическими лицами, и работник при переводе из филиала в филиал продолжает работать у того же работодателя. Поэтому и увольнять работника в данном случае будет незаконно, так как оснований прекращения трудового договора нет.

Речь идет о переводе на другую работу у того же работодателя (в другое подразделение на ту же должность или на другую), который осуществляется с определенными особенностями, обусловленными территориальной обособленностью подразделений.

Этап 3 Оформление дополнительного соглашения к трудовому договору работника

Далее в головной организации составляется дополнительное соглашение к трудовому договору работника, в котором отражаются все новые условия, связанные с работой в другом обособленном структурном подразделении (пример 7).

Этап 4 Издание приказа о переводе на другую постоянную работу

Перевод работника на другую постоянную работу оформляется путем издания приказа (распоряжения) по унифицированной форме № Т-5 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Обутверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»; далее – постановление № 1) (пример 8).

Этап 5 Передача документов работника из головной организации в филиал

После оформления дополнительного соглашения и приказа о переводе документы работника передаются для дальнейшего ведения и хранения в филиал, в котором будет работать работник. Так, в филиал передаются трудовая книжка, личная карточка работника, копия приказа о переводе на другую работу, дополнительное соглашение к трудовому договору и личное дело (если ведется).

Этап 6 Внесение записи о переводе на другую постоянную работу в трудовую книжку работника

Сведения о переводе на другую постоянную работу должны быть внесены в трудовую книжку работника (ч. 4 ст. 66 ТК РФ). Полагаем, что такая запись может быть внесена в трудовую книжку работника в филиале, куда осуществлен перевод.

Запись о переводе на другую постоянную работу вносится в трудовую книжку следующим образом: в графе 1 ставится порядковый номер записи; в графе 2 указывается дата осуществления перевода работника; в графу 3 вносится запись о переводе работника на другую работу с указанием должности, структурного подразделения, наименования обособленного структурного подразделения; в графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (пример 9).

Этап 7 Внесение записи о переводе в личную карточку работника

В соответствии с п. 12 Правил с вносимой в трудовую книжку записью о переводе на другую постоянную работу работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, где повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

После внесения в раздел III «Прием на работу, переводы на другую работу» формы № Т-2 сведений о переводе работника на другую постоянную работу работодатель знакомит с ними работника под роспись в графе 6 «Личная подпись владельца трудовой книжки» (пример 10).

Этап 8 Проведение инструктажа по охране труда

В соответствии с ч. 2 ст. 225 ТК РФ для работников, переводимых на другую работу, работодатель или уполномоченное им лицо обязаны проводить инструктаж по охране труда, организовывать обучение безопасным методам и приемам выполнения работ и оказания первой помощи пострадавшим.

Не забыть!

Внести запись в трудовую книжку работника о переводе на другую постоянную работу

До начала работы с работником следует провести первичный инструктаж на новом рабочем месте. Обучение, как правило, проводится специалистом по охране труда или сотрудником, на которого возложены эти обязанности.

Таким образом, перевод работников из одного филиала в другой осуществляется по общим правилам, предусмотренным для перевода работника из одного структурного подразделения в другое. При этом особенность документального оформления такого перевода напрямую зависит от формы организации кадрового делопроизводства, установленной в компании.

Пример 1

Инструкция по кадровому делопроизводству (фрагмент)

Пример 2

Заявление работника о переводе в другой филиал

Пример 3

Письмо из филиала в головную организацию

Пример 4

Письмо из головной организации в филиал

Пример 5

Заявление работника о переводе в другой филиал

Пример 6

Акт о передаче документов работника из филиала в головную организацию

Пример 7

Дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе работника на другую постоянную работу из филиала в филиал

Пример 8

Приказ о переводе работника на другую постоянную работу из филиала в филиал (форма № Т-5)

Пример 9

Внесение записи в трудовую книжку работника о переводе на другую постоянную работу из филиала в филиал

Пример 10

Личная карточка работника (форма № Т-2) (фрагмент)

Журнал: Всё для кадровика, По состоянию на: 13.04.2012, Год: 2012, Номер: №5
Андреева Валентина Ивановна

Источник: https://hr-portal.ru/article/ya-znayu-kak-pravilno-perevesti-rabotnika-iz-filiala-v-filial

Процедура перевода между филиалами одного предприятия или из головного офиса в филиал и обратно

Перевод работника в другой филиал организации

1.      Общие положения

Филиал организации согласно п. 3 ст. 55 Гражданского кодекса РФ не является самостоятельным юридическим лицом. 

Его руководители могут быть наделены полномочиями решать кадровые вопросы (осуществлять прием, увольнение, перевод работников) в пределах своего филиала. 

При этом, работодателем по отношению к работнику, принятому на работу в филиал, является головная организация, а в трудовом договоре с работником должно быть указано в качестве обязательного, условие о месте работы и структурном подразделении (ч. 2 ст. 57 ТК РФ), в филиале организации. 

В свою очередь, ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ определяет перевод на другую работу как постоянное или временное изменение трудовой функции и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если последнее было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем. 

Перевод работника из одного филиала в другой филиал, или из филиала в головной офис в пределах одного юридического лица – это перевод на другую постоянную работу в той же организации и возможен он только с письменного согласия работника

Процедура перевода работников между филиалами одного юридического лица, либо из головной организации в филиал и обратно, законодательно не урегулирована. 

2.      Регистрация и передача кадровых документов. 

Регистрация кадровых документов (т.е. дополнительного соглашения, приказа о переводе) должно быть произведена именно отделом кадров головного офиса юридического лица, так как у директора филиала нет полномочий на перевод работника в другой филиал. 

1.             Этап. Оформление заявления о переводе работника в другой филиал. 

Заявление пишется на имя «Руководителя всех филиалов», т.е Директора юридического лица, или действующего от его имени по доверенности на подписание кадровых документов.

Ответственный – работник, который переводится.

Заявление должно быть написано в полном соответствии с решением Комитета по подбору персонала. 

2.             Этап. Передача заявления в Головной офис.

Заявление и другие документы, если они приняты у Вас в Компании, передаются в Головной офис на подпись Руководителю.

Должны ли заявление также визировать  руководители филиалов, между которыми происходит перевод работника – лучше предусмаотреть во внутренних документах (вписать здесь, если берете за образец).

На данном этапе передача осуществляется по электронной почте/с помощью системы электронного документооборота кадровыми работниками.

Ответственные – работники кадровых служб. 

3.  Этап. Оформление дополнительного соглашения к трудовому договору. 

Дополнительное соглашение оформляется в четырех экземплярах. (Один – остается у отдающего филиала, второй – у Головного офиса, третий – у принимающего филиала, четвертый – у работника). 

Порядок подготовки дополнительного соглашения к трудовому договору: 

3.1.Работник кадровой службы отдающего подразделения после получения завизированного заявления и (дополнительных документов о переводе при необходимости) о переводе отправляет копии документов сотруднику ОК принимающего подразделения. 

3.2.Работник кадровой службы принимающего подразделения после получения заявления визирует его, подтверждая, тем самым, наличие вакансии в подразделений, указанном в заявлении и пересылает документы в ответ, прикладывая выдержку из штатного расписания, либо информацию в произвольной форме следующего содержания:

3.2.1.      Полные параметры оплаты по должности

3.2.2.      Данные СОУТ по данной должности

3.2.3.      График работы сотрудника

3.2.4.      Другие необходимые сведения, которые необходимы для подготовки дополнительного соглашения к трудовому договору (сведения о наличии специальных льгот и компенсаций, условия по работе в районах крайнего севера и т.д.). 

3.3.Работник кадровой службы отдающего подразделения готовит дополнительное соглашение к трудовому договору и знакомит с ним работника. 

4. Этап. Регистрация и издание приказа о переводе.. 

В 1С отдающего подразделения делается проводка об увольнении сотрудника. Формируется справка по ссылке из приказа в  1С об увольнении «Как сотрудник использовал отпуск?» с указанием количества неиспользованных дней отпуска с обязательным отражением рабочих периодов. Данная справка проверяется, распечатывается и готовится для передачи в принимающий ОК. 

Приказ регистрируется (присваивается номер) отделом кадров головного офиса юридического лица по запросу сотрудника кадровой службы отдающего подразделения. Оформляется по унифицированной форме Т-5 в трех экземплярах. (Один – остается у отдающего филиала, второй – в делах ОК Головного офиса, третий – у принимающего филиала). 

Ответственный – работник кадровой службы отдающего подразделения. Ответственный за надлежащее ознакомление работника, подписание комплекта документов у работника (дополнительное соглашение, приказ) – отдающее подразделение. 

5.  Этап. Внесение соответствующих записей в Книгу учета движения трудовых книжек. 

В книгу учета движения трудовых книжек напротив записи о приеме ТК ставится запись “трудовая книжка передана в отдел кадров филиала/обособленного подразделения в г. ……”, реквизиты приказа о переводе, на руки не выдается. 

Ответственный – работник кадровой службы отдающего подразделения.

Сотрудник отдающего ОК должен обеспечить передачу трудовой книжки нарочно / курьерской службой, с обеспечением ее сохранности 

6.  Этап. Передача документов в принимающий филиал.

После оформления всех документов, они передаются для дальнейшего ведения и хранения в филиал, в котором будет работать работник. Так, в филиал передаются оригиналы документов:

  • трудовой договор и все дополнительные соглашения к нему, в т.ч., о переводе,
  • трудовая книжка,
  • личная карточка работника по форме Т-2,
  • приказ о переводе на другую работу,
  • справка о количестве дней неиспользованного отпуска с указанием периодов, заверенная подписью  сотрудника ОК и печатью
  • личное дело (если ведется).
  • другие документы, имеющие значения для трудовой деятельности: непогашенные донорские справки, документы об установлении инвалидности и т.д.

Отдел кадров отдающего подразделения обязан обеспечить личную передачу документов по акту, либо пересылку документов со службой курьерской доставки, с обязательным отслеживанием пакета документов и страхованием на случай утраты. 

В таком случае два экземпляра акта подписываются сотрудником отдела кадров отдающего подразделения, прикладываются к комплекту документов. После получения документов и проверки их комплектности отдел кадров принимающего подразделения обязан обеспечить передачу/пересылку оригинала акта со своей подписью. 

7.   Этап. Заведение сотрудника в программе 1С и оформление документов в принимающем подразделении 

В 1С принимающий ОК делает проводку о приеме сотрудника. Неиспользованные отпуска вносятся остатком согласно полученной справке согласно Методическим рекомендациям по работе с программой 1С.

Ответственный – работник кадровой службы принимающего подразделения. 

8.  Этап. Внесение записи о переводе в трудовую книжку.

Сведения о переводе на другую постоянную работу должны быть внесены в трудовую книжку работника (ч. 4 ст. 66 ТК РФ). Такая запись должна быть внесена в трудовую книжку работника отделом кадров филиала/ОП, куда осуществлен перевод. 

Запись о переводе на другую постоянную работу вносится в трудовую книжку следующим образом: в графе 1 ставится порядковый номер записи; в графе 2 указывается дата осуществления перевода работника; в графу 3 вносится запись о переводе работника на другую работу с указанием должности, структурного подразделения, наименования обособленного структурного подразделения; в графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу. 

9. Этап. Внесение записи о переводе в личную карточку принимающим филиалом.

В соответствии с п. 12 Правил, с вносимой в трудовую книжку записью о переводе на другую постоянную работу работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, где повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

После внесения в раздел III «Прием на работу, переводы на другую работу» формы № Т-2 сведений о переводе работника на другую постоянную работу работодатель знакомит с ними работника под роспись в графе 6 «Личная подпись владельца трудовой книжки». 

Ответственный – работник кадровой службы принимающего подразделения. 

10.  Этап. Внесение записи в книгу учета ТК и вкладышей к ним.

В Книгу учета трудовых книжек вносит запись о приеме трудовой книжки, где датой приема является дата перевода, указываются реквизиты приказ о переводе. 

Ответственный – работник кадровой службы принимающего подразделения. 

Обращайтесь, если возникли вопросы или нужны уточнения.

За разработкой документов и процедур для Вашей организации можно обратиться через форму обратной связи

Источник: https://hrtime.ru/material/protsedura-perevoda-mezhdu-filialami-odnogo-predpriiatiia-ili-iz-golovnogo-40922/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.