Передача документов под роспись образец

Содержание

Акт приема-передачи документов (образец)

Передача документов под роспись образец

В процессе осуществления деятельности в организации может произойти смена генерального директора или других должностных лиц. В связи с этим необходимо правильно провести передачу документации.

Просто так важные документы передавать нельзя – стороны должны составить акт приема-передачи документов (образец 2019 года вы найдете в конце статьи).

Данный акт станет весомым доказательством того, какие именно бумаги были переданы в определенный момент времени.

Что это за документ и обязательно ли его надо оформлять?

Акт приема-передачи документов формируется в рамках корпоративных отношений. Это документ, в котором отображается передача бухгалтерских, учредительных и прочих документов от одного лица другому (или от одной организации к другой). Подписанный представителями обеих сторон акт подтверждает тот факт, что один участник правоотношений передал документацию, а второй – получил ее.

В действующем законодательстве отсутствует требование о том, что акт приема-передачи бухгалтерских документов или иной внутренней документации необходимо составлять в обязательном порядке.

Но, несмотря на это, должностные лица часто используют его. Документ имеет юридическое значение, и если дело дойдет до судебных разбирательств по причине утери каких-либо бумаг и т.п.

, он будет выступать в качестве важного доказательства.

Данный документ особенно важен, если происходит смена руководителя, его заместителей или главного бухгалтера. Этот процесс всегда сопровождается сдачей дел, поэтому здесь важна каждая мелочь. Прежде, чем подписать акт, заинтересованная сторона должна проверить предоставленный ей пакет документов, иначе впоследствии она может столкнуться с неожиданными неприятностями.

В каких случаях требуется оформление акта?

Акт приема-передачи документов, образец которого будет представлен далее, необходим в таких случаях:

  • при передаче документации от одного сотрудника другому;
  • при смене руководящих лиц в организации;
  • при перемещении важных документов внутри предприятия;
  • при сдаче бумаг на хранение в архив компании.

Особенности составления документа

Форма акта приема-передачи документов не установлена на законодательном уровне. Каждая организация имеет право разрабатывать ее по своему усмотрению. В документ обязательно следует включить такие реквизиты:

  • его полное наименование;
  • дату и место составления;
  • наименование фирмы;
  • состав комиссии (при ее назначении);
  • подробный перечень документов, передающихся от одного физического лица другому;
  • присвоенные регистрационные номера документов, дел и т.п.;
  • Ф.И.О. и подписи лиц (кто сдал, и кто принял);
  • подписи членов комиссии.

При составлении акта приема-передачи бухгалтерских документов значительное внимание надо уделить бумагам, которые передаются в оригинале. В акте обязательно делают отметку об этом.

Если сторона, которая приняла финансовую документацию, утратит какой-нибудь документ и попытается обвинить в этом другую сторону – в суде всегда можно доказать свою правоту.

Рекомендуется также снимать копии всех передаваемых бумаг.

Составление акта при смене генерального директора

Составление акта приема-передачи документов при смене директора – это типичная процедура, связанная с особенностями корпоративных отношений.

Часть документации восстановить крайне трудно, поэтому факт передачи тщательно фиксируется. Принимающая сторона должна уделить большое внимание проверке учредительных документов, лицензий, доверенностей, договоров.

При необходимости к акту прикладывают ксерокопии наиболее важных бумаг и описи документов.

Прямая обязанность генерального директора передавать документацию по акту нигде не зафиксирована. Однако, в п. 4 ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.

2011 № 402-ФЗ указано, что при смене руководителя компании необходимо обеспечить и передачу бухгалтерских документов. Порядок передачи каждая организация определяет самостоятельно.

Положения, регламентирующие обязательную передачу документации от бывшего гендиректора к новому, следует закрепить в локальных нормах организации.

Составление акта при смене бухгалтера

Акт приема-передачи документов при смене главного бухгалтера необходимо составлять для того, чтобы у нового сотрудника был на руках точный перечень имеющихся в наличии бумаг.

Если в состав бухгалтерской документации входят бланки строгой отчетности – на них следует составить отдельный акт. Передачу печати также стоит оформить новым актом.

При передаче дел могут присутствовать представители специально созданной комиссии.

Источник: https://spmag.ru/articles/akt-priema-peredachi-dokumentov-obrazec

Акт приема-передачи документов – образец, бланк 2020 год

Передача документов под роспись образец

В ходе своей деятельности многим компаниям приходится обмениваться деловой документацией. Далеко не все готовы просто передать документы. Чтобы стороны могли обезопасить себя от неприятностей в будущем, составляется акт, свидетельствующий о передаче документов. Когда стороны об этом договариваются, оформление данного бланка является одним из этапов договора.

Нельзя сказать, что составление бланка является обязательной процедурой, однако его оформление позволяет сторонам иметь официальное доказательство своих действий. Если документ составлен правильно, он наделяется юридической силой. Это означает, его можно использовать при судебных разбирательствах, если между сторонами появятся разногласия.

Форма

Закон не предусматривает применение унифицированной формы для составления акта. Поэтому оформлять документ разрешается в свободном стиле. Некоторые компании разрабатывают для этих целей специальный шаблон, используя исключительно его.

Если выбран вариант свободной формы, рекомендуется использовать обыкновенный лист А4. Нужно понимать, обе стороны должны получить подтверждение того, что состоялась передача документов.

Естественно, для этого акт должен иметь две копии, каждая из которых подписывается «вживую» управляющими компаний.

Без таких подписей не обойтись и в тех ситуациях, когда заполнение документа осуществлялось при помощи компьютера.

(: “Юридические документы Акт приема передачи”)

В каких случаях требуется оформление акта

Полномочия руководителей компаний разрешают им самим решать, когда возникает необходимость в оформлении такого документа. Зачастую его оформление осуществляется по обоюдному желанию между сторонами.

Достаточно часто в этом заинтересованы все участники сделки. Одна сторона имеет доказательство того, что действительно передала все указанные документы, а вторая имеет полный перечень полученной документации.

Акт может оформляться не только при сделке между организациями. Он создается и при передаче документации внутри компании.

Акт оформляется в таких ситуациях:

  • Один работник передает документы другому;
  • Если в компании меняются должностные лица;
  • Вносятся изменения во внутреннюю документацию компании;
  • Документы сдаются в архив.

Особого внимания заслуживает ситуация, когда на предприятии меняется директор или главбух. Человек, заступающий на эти должности, должен принять дела своего предшественника. При этом нужно помнить, даже незначительные мелочи могут оказаться достаточно важными.

Именно поэтому, принимая дела, рекомендуется тщательно ознакомиться с принимаемыми документами. Должностное лицо, которое только начинает работать в новой компании, должно постараться избежать серьезных неприятностей в будущем.

И в этом поможет пакет документов, который был передан предшественником.

Как правильно составить передаточный акт в 2020 году

Составление данного акта не вызывает особых сложностей. Стандартная для аналогичных документов форма имеет следующую структуру:

  • Название и суть пишутся в верхней части;
  • Ниже следует прописать город регистрации фирмы;
  • Дата подписания и составления;
  • Указываются данные о передающей фирме. Отмечается, что это ООО, ИП или другая правовая форма;
  • Прописывается должность и данные паспорта ответственного сотрудника, наделенного данными полномочиями.
  • Далее указывается та же информация о стороне, принимающей документы, и ее ответственных лицах;
  • Ниже указывается список передаваемой документации.

Когда передаются документы, связанные с финансами, или документация, имеющая особую ценность, о ней нужно указать подробную информацию.

В акте можно сделать таблицу с шестью столбцами:

  1. Порядковый номер.
  2. Название.
  3. Дата составления.
  4. Номер, присвоенный внутренним документооборотом компании.
  5. Наличие оригиналов или заверенных копий.
  6. На скольких листах составлен акт.

Это лишь рекомендованные столбцы. Таблицу можно увеличить, внося дополнительные данные. Составлять ее необязательно, но при множестве разных документов, использовать таблицу достаточно удобно. В нижней части акта необходимы подписи и точное указание количества копий, в которых составлен этот акт.

Как составить акт при смене бухгалтера

Нередко передаются дела и документы, относящиеся к документам строгой отчетности. Многие в таких ситуациях занимаются оформлением отдельного акта. Здесь фиксируются такие важные документы. Это же касается и тех ситуаций, когда осуществляется передача печати.

Ее также рекомендуется оформлять новым актом. Достаточно часто бухгалтерские документы обладают высокой ценностью. Поэтому их передача фиксируется специальной комиссией, созданной в компании. Ее члены проверяют наличие документов и правильность составления акта.

Образец

Скачать бланк акта при смене бухгалтера

Сроки хранения

Некоторые могут посчитать, если можно обойтись без оформления акта, нет никаких правил, касательно сроков его хранения. Однако это ошибочное мнение. Законодательством срок не определен. Как правило, документы такого рода нужно хранить в соответствии с внутренними правилами предприятия. Но при этом срок их хранения должен быть более пяти лет.

Источник: https://aktinfo.com/akt-priema-peredachi-dokumentov-obrazets-blank/

Как передать документы под роспись – Юридический онлайн справочник

Передача документов под роспись образец

Акт приема-передачи — внешний или внутренний первичный документ, может оформляться между юридическими лицами и сотрудниками одного предприятия.

Законодательно утвержденного порядка и формы не существует, но на практике чаще всего документы этого вида оформляются. Иногда создается комиссия, которая присутствует при передаче.

Акт составляется в 2-х экземплярах, подписывается сдающим и принимающим лицом или членами комиссии. Цель оформления – юридическое подтверждение факта перехода ответственности от одного лица к другому.

Понятие и нормативное регулирование

Если передача осуществляется между юридическими лицами, оформлением занимается заинтересованная сторона. Этот вид бухгалтерской документации обладает юридической силой, если возникает необходимость в рассмотрении спора в суде. Внутри предприятия акты составляются при перемещениях документации между сотрудниками, если меняются их должности или кто-то увольняется.

Нормативов законодательства по оформлению нет, за исключением передачи документов в архив (Приказ Росархива от 13.02.2002). Во всех других ситуациях необходимо ориентироваться на ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете», в которой установлены правила оформления. Порядок и форма могут быть обозначены в учетной политике или отдельным приказом директора.

Кем и для чего составляется

За организацию документооборота отвечает руководитель предприятия. В зависимости от размеров предприятия, документированием занимаются сотрудники соответствующего подразделения (делопроизводители) или назначенные отдельным приказом директора лица.

Документооборот невозможно организовать без контроля, поэтому документация разделяется по видам и передается сотрудникам, отвечающим за применение и сохранность. Сотрудники меняют должности, увольняются, предприятие может подвергаться реорганизации или ликвидации, что влечет за собой замену ответственных лиц.

Если процесс не зафиксирован, информация может потеряться, бумага – повредиться, а виновника определить будет невозможно.

Акты создаются с целью документально подтвердить факт перехода ответственности от одного лица к другому, чтобы избежать споров. Подписи свидетельствуют об отсутствии претензий у сторон на определенный момент.

Если разногласия все же возникли, акт служит доказательством при разбирательстве в суде.

Виды и особенности

В документообороте участвует учредительская, проектная, бухгалтерская документация, бланки строгой отчетности и многое другое.

Чаще всего акты оформляются при:

  • увольнении руководителя или другого сотрудника, занимающего руководящую должность;
  • смене главного бухгалтера;
  • переходах сотрудников на другие должности;
  • увольнениях;
  • оформлении договоров по цессии;
  • передаче дел в процессе банкротства управляющему;
  • передаче документации в архив.

Если меняется директор или другое должностное лицо, издается соответствующий приказ на основе протокола собрания или решения владельца (в письменной форме). Далее создается распоряжение о создании комиссии, которая будет проводить аудит. Некоторые владельцы считают, что целесообразно пригласить независимого аудитора.

Если новый директор уже имеется, процесс осуществляется быстро. Если место свободно, назначается сотрудник, который обязан принять документацию. Право подписи от лица директора передается приказом и нотариально оформленной доверенностью. После того, как принимается на работу новый руководитель, процедура повторяется.

Главный бухгалтер может меняться, если прежний покидает должность или увольняется.

В этой ситуации чаще всего проводится полная инвентаризация имущества и проверка правильности оформления и наличия документации. Назначается комиссия или приглашается независимый аудитор.

Перечень оформляется в виде таблицы, результаты проверки отражаются в акте. Один экземпляр получает бывший главбух, второй – новый.

  • При оформлении цессии (согласно ст. 385 Гражданского кодекса) договоры должника передаются организации, обретающей право требования. Документирование осуществляет бухгалтер организации, передающей это право. Если требования уступаются частично, передаются копии, если полностью – оригиналы.
  • Перед перемещением документации в архив она сортируется, базируясь на сроке хранения. Документы с истекшим сроком хранения направляются в архив, бумаги временного хранения уничтожаются. Создается сдаточная опись, по которой сверяются в архиве при приемке. В акте необходимо указать, какие бумаги, указанные в описи, отсутствуют и по какой причине.
  • При ликвидации в архив (или правопреемнику) передается вся документация (независимо от срока хранения). Если причиной ликвидации стало банкротство, передачей занимается управляющий. Он заключает договор на хранение, документирует факт передачи.

Как правильно составить

Как оформлять эту бумагу, каждое предприятие решает самостоятельно, исходя из требований законодательства.

Структура акта

Чаще всего создается бланк, в котором определяется место для указания:

  • названия;
  • даты и места оформления;
  • полного наименования предприятия (предприятий, если это внешний документ);
  • ФИО и должностей сотрудников (наименований юридических лиц), участвующих в процессе передачи;
  • списка бумаг (с регистрационными номерами);
  • ФИО и должности сотрудника, который занимался оформлением;
  • подписей передавшего и получившего (или членов комиссии).

Желателен так же оттиск печати (если в передаче участвуют юридические лица) и расшифровка всех подписей. Обязательно указание, в каком виде бумаги передаются (в оригинале или в виде копий), в каком количестве.

Если пакет большой, список оформляется в виде таблицы. Ее форма свободная, но должна отражать состав. Иногда в таблицу вписываются группы, пояснения по составу оформляются в виде текстового блока. Если передаются оригинальные бумаги, желательно предварительно сделать копии.

Необходимые сведения

Первый шаг – оценка наличия, правильности оформления и состояния документооборота в подразделении, в котором производится передача. После таблицы с перечнем указываются замечания о нехватке и несоответствии (если они имеются). Это необходимо принимающему, чтобы снять с него ответственность.

Еще одной текстовой блок должен содержать описание процесса работы комиссии и указание, что на момент передачи количество документов соответствовало списку. Письменно фиксируется так же факт проверки и приема пакета бумаг, отсутствие претензий друг к другу у сдающего и принимающего.

Пошаговая инструкция по заполнению и регистрации

Бланк заполняется после проверки документации. Если пакет небольшой, форма достаточно простая:

Если пакет большой:

  • документы делятся на несколько групп;
  • вместо «Наименование документа» пишется «Наименование группы»;
  • графу «Дата» можно пропустить;
  • графу «Номер документа» нужно заменить на графу «Название группы».

В графе «Форма» указывается, какой документ передается – оригинал или копия. «Лист» — сколько листов в группе. Если процесс совершается между доверенными лицами предприятий, прилагаются копии нотариально заверенных доверенностей. Акт подписывается в момент передачи.

Документы прилагаются к акту в виде приложений, обязательно примерное описание их признаков (номеров), текстового содержания, количества экземпляров. приложений фиксируется после подписей.

Бланки и образцы

Унифицированных форм не существует. Таблица дополняется и расширяется в зависимости от конкретной ситуации. Например:

Образец заполнения АППД

Скачать бланк акта бесплатно можно здесь.

Акт приема-передачи документов при смене директора (образец)

АППД при смене главного бухгалтера

Акт приема-передачи документов конкурсному управляющему

После подписания ответственность за использование и сохранность переходит к лицу, которое приняло пакет.

Если на предприятии электронный документооборот, все (опись, акт) оформляется в программе (если в ней имеется соответствующий бланк). Бланк можно распечатать, чтобы участники процесса его подписали. Потом он сканируется и сохраняется в системе. Передающей и принимающей стороне можно предоставить документацию на бумаге.

Источник: https://rezonans-law.com/kak-peredat-dokumenty-pod-rospis/

Акт приема передачи документов

Передача документов под роспись образец

Приемно-передаточный акт относится к официальному типу бланков, подтверждающему передачу деловой документации от одного участника – другому. Акт заполняется, как правило, при заключении соглашений между контрагентами. Подобный бланк обычно пишется по заявке учреждения, нуждающегося в необходимых материалах либо по заявлению предпринимателя.

Особенности заполнения

При записывании сведений в приемно-передаточное свидетельство необходимо соблюдать особенности формы:

  1. Например, при внутриведомственной передаче материалов, в левом верхнем углу заполняется название учреждения. В правом углу ставится резолюция руководителя учреждения.
  2. Затем записывается дата составления приемно-передаточного бланка.
  3. В описательной части перечисляются Ф.И.О. участвующих лиц в передаче документов, с отображением должностей.
  4. Далее составляется таблица с перечислением передаваемых документов.
  5. Затем отображается число экземпляров составленного бланка
  6. В заключении ставятся подписи представителей сторон.

Если данный документ предназначен для внутреннего использования учреждения, документ утверждается руководителем предприятия.

При заполнении межведомственного бланка, пункт № 1 не заполняется и подписи участников должны заверяться печатями.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Основное назначение приемно-передаточного акта – это доказательство того, что документы действительно переданы в количестве, отображенном в бланке.

документа

Каждое учреждение имеет право оформлять приемно-передаточный акт по индивидуально разработанной форме. При этом, важным обстоятельством является то, чтобы в бланке были отражены пункты:

  • Название, дата и место написания свидетельства передачи.
  • Название учреждения, где выполняется передача документации (для юридических лиц)
  • Полная Ф.И.О представителя, передающего бумаги. При необходимости отображаются данные паспорта.
  • Полная Ф.И.О представителя, принимающего бумаги (если представитель из другого учреждения, то проставляются реквизиты и название учреждения).
  • Список отдаваемых материалов, с отображением числа экземпляров, числа страниц, номера документов и даты его создания. При больших объемах передающего материала удобней составлять списки в табличной форме.
  • В конце бланка проставляются подписи участников операции, а при межведомственной передаче дополнительно заверяется печатями учреждений.

Надо отметить, что составлять такие акты можно при приеме важных документов на хранение в период какой-либо деятельности.

Например, можно сдать документы представителю, оформляющему по доверенности заказчика заграничные выездные материалы.

  При утере исполнителем переданных документов, такой акт будет основанием для обращения в любую инстанцию для разрешения спора. Можно привести еще не мало примеров, показывающих полезность составления подобных актов.

Акт приема передачи документов другому лицу

Приемно-передаточный акт является приложением к договору между сторонами и обеспечивает факт передачи товаров от исполнителя к заказчику.

Заключение соглашения между исполнителем и заказчиком, осуществляется в соответствии с законодательством РФ.

А подписанный приемно-передаточный акт лишь является официальным фиксирующим документом, с помощью которого выполняется передача деловых документов.

Данное свидетельство о передаваемой документации обладает юридической силой.

Форма составления свидетельства об отправке документации другому лицу предусматривает отображение следующих пунктов:

  • Название свидетельства.
  • Дата подписания.
  • Место подписания.
  • Название передаваемых материалов в виде списка.
  • Число передаваемых материалов.
  • Ф.И.О. участвующих сторон.
  • Основание для оформления бланка.
  • Подписи сторон.
  • Печати.

В составляемом свидетельстве можно также отображать сведения о документации. При этом, раздел с претензиями необходимо описывать отдельно.

Требования к акту передачи документов другому лицу

При сегодняшнем развитии бизнеса возникает не мало вопросов по финансированию проектов, приобретению оборудования, требующих вложение немалых средств, из-за чего вымываются оборотные средства предпринимателей.

Одним из выходов из складывающихся обстоятельств является аренда объектов. При этом, заключение соглашения об аренде не будет полным без оформления соответствующего приемно-передаточного акта объекта, с отображением всего перечня документации и оборудования, предаваемого другому лицу, в данном случае арендатору.

Если в договоре аренды отображаются все моменты относительно использования оборудования (сроки и режим эксплуатации, условия оплаты, продолжительность соглашения и т.д.

), то в приемно-передаточном акте отображается факт передачи документации, в которой обозначены все технические характеристики арендуемого оборудования, и указывается количество документов.

Поэтому приемно-передаточный акт передачи другому лицу играет важную роль в отношениях между сторонами сделки.

В спорных ситуациях заверенный бланк передачи может стать решающим, так как при разрешении спорных вопросов о исполнении договора, благодаря письменному акту можно доказать, например, факт передачи той или иной документации или начало действия договора между сторонами. Можно сказать, что акт подтверждает факт начала исполнения договорных отношений.

Перед составлением приемно-передаточного бланка нужно подготовить требуемые материалы, которые будут предаваться клиенту.

Составление приемно-передаточного бланка начинается, как отмечено в предыдущих разделах, с отображения реквизитов участников и отметкой места и даты составляемого свидетельства. В отличии от бланка, составляемого между учреждениями, приемно-передаточный акт другому человеку предусматривает отображение сведений о получателе с указанием паспортных данных и адреса проживания физлица.

В содержательной части, выполненной в виде таблицы отображается список передаваемой документации с отображением (названия каждого документа, состава, числа страниц, экземпляров и т. д,).

Заключительным этапом в оформлении акта является его подписание участниками приема-передачи.

Скачать примеры составления стандартного приемо-передаточного акта

Источник: https://DocInfo.net/akt-priema-peredachi-dokumentov/

Акт приема-передачи документов: что это такое, зачем нужен, образец заполнения

Передача документов под роспись образец

Акт приема-передачи документов предназначен для отражения факта передачи документации от одного ответственного лица другому и подтверждает, что одна сторона передала сведения, а другая – получила. На оформленном акте должны быть подписи сторон, которые участвуют в передаче. Это нужно, чтобы избежать возникновения спорных ситуаций.

Документ используется, когда в фирме меняется директор или сотрудник, возглавляющий бухгалтерию. Увольняющийся работник предоставляет новому все материалы. Если не зафиксировать эту передачу юридически, то предприятие рискует потерять важные сведения. Ведь информация – это главнейший ресурс, который использует каждая фирма.

Назначение

Деятельность предприятий сопровождается ведением документооборота. Каждый сотрудник отвечает за конкретный участок работы, за оформление, хранение необходимой документации. Поэтому возникает необходимость в формировании акта.

Он может быть фиксировать обмен деловыми бумагами как между физическими и юридическими лицами (при обращении гражданина к юристу, для представления интересов в суде, передавая юридической фирме оригиналы документов), так и внутри фирмы, когда:

  • у документации истекает срок хранения, поэтому их нужно сдать в архив;
  • при реорганизации предприятия (банкротство или слияние);
  • при перемещении официальных документов по подразделениям;
  • если работник покидает должность, из-за увольнения или перехода на другую (кадровый сотрудник или бухгалтер).

Также его применяют в договорной работе между двумя юридическими лицами.

Эти случаи по требованию законодательства РФ должны быть оформлены актом.

Закон не устанавливает единого бланка, организации имеют право создать форму самостоятельно, но с обязательным соблюдением требований.

Пример акта приема передачи документов:

Образец акта приема-передачи кадровых документов:

Юридическая сила

Данный протокол не обязателен к заполнению, но, чтобы избежать споров, траты времени и финансов на дополнительные разбирательства, лучше не отказываться от оформления. После подписания он приобретает юридическую силу, и может быть использован как доказательство в суде, при появлении вопросов и разногласий.

Внимание! При обращении в судебные органы акт приема-передачи будет главным аргументом для решения спорных ситуаций.

Основные правила оформления акта приема-передачи

При оформлении фирма должна учитывать, что обязательными реквизитами формы являются:

  • наименование фирмы и документа;
  • дата, место составления (город), ответственное за составление лицо;
  • вводная часть включает информацию о лице или предприятии, которое передает и принимает деловую документацию, список лиц, участвующих в передаче. Для этого предприятие может создать специальную комиссию. Она учреждается специальным приказом руководителя фирмы, в котором указывают состав;
  • в основной части указывают полный список документов, информацию об их количестве;
  • важно наличие подписей всех участвующих лиц.

Справка! В перечне указывают регистрационные номера всей передаваемой документации.

Составляется в двух экземплярах, если адресатов получения больше, то форму заполняют для каждого. Составляться может как  вручную, так и в электронном виде.

Срок хранения акта зависит от того, какие документы передаются. Например, некоторые кадровые должны хранится 75 лет, а приказы по кадрам – до 5 лет. Лучше на эти разновидности документации составлять разные акты и хранить отдельно.

Инструкция, как оформить акт приема-передачи документов

Для правильного заполнения нужно указать точные данные о сторонах передачи. Перечень бумаг может быть составлен в виде таблицы. Столбцы должны иметь заглавие:

  • номер по порядку;
  • полное название документа;
  • дата создания;
  • номер;
  •  вид (оригинал, копия или электронный вид);
  • объем каждого документа.

Фирма может увеличить количество столбцов для внесения дополнительной информации.

Под заполненной таблицей указывают количество экземпляров и подписи всех участвующих лиц.

Передача документации при смене директора (руководящего лица)

Чаще всего передаточный акт используется при смене руководителя предприятия. Потому что это связано с передачей важных сведений. К ней относятся:

  • документы, полученные при регистрации предприятия (Устав);
  • лицензии, разрешающие фирме ведение специальных видов деятельности;
  • формы бухгалтерской отчётности;
  • результаты проверок, проведенных контролирующими органами (налоговые и др.);
  • свидетельства о праве собственности на имущество (здания, оборудование, прочие виды собственности);
  • договора с контрагентами;
  • платежная документация.

Образец и порядок заполнения при смене руководителя отличается от других, обязательно присутствие свидетелей (сотрудники организации). Иногда при оформлении и подписании передаточного акта привлекают нотариуса. Это позволит зафиксировать правомерность передачи. Сложность оформления состоит в том, что перед составлением документа проводят инвентаризацию всех бумаг.

Образец акта приема-передачи документов (doc)

Скачать пустой бланк акта приема-передачи документов (doc)

по теме

Как осуществляется передача документов недвижимого имущества:

Источник: https://akti-vipolnnenyh-rabot.ru/akt-priema-peredachi-dokumentov/

Акт приема передачи документов: Образец и простой бланк

Передача документов под роспись образец

В случае приема передачи документов, как правило, составляется соответствующий акт. Готовый пример документа, правила его составления и юридические нюансы – обо всем этом прямо сейчас.

Пустой бланк акта о передаче документации (word)

Простой образец акта приема передачи документов (word)

Образец акта передачи дел при смене директора (word)

Назначение и юридическая сила

Документ имеет полную юридическую силу, и несмотря на то, что его роль зачастую кажется чисто формальной, это не совсем так.

Назначение:

  1. Документально зафиксировать передачу документов:

полный список всех бумаг;

  • их количество;
  • их вид (оригинал, копия, заверенная копия);
  • дату передачи (иногда и время);
  • передавшая сторона;
  • принявшая сторона.
  1. Использовать его в качестве основного доказательства при необходимости (чаще всего – в судебных разбирательствах).

Когда может понадобится

Предполагается, что передача бумаг может произойти в любой момент, поэтому он составляется в разных случаях, при передачи:

  1. Между 2 частными гражданами.
  2. Между 2 юридическими лицами (например, когда пакет документов уходит как сопровождение коммерческого предложения).
  3. Между физическим и юридическим лицом.

Однако наиболее распространенный случай связан с обменом бумагами внутри одной компании. Таких примеров можно привести достаточно много:

  1. Один сотрудник увольняется, и на его место приходит новый работник, который должен принять все дела. Во избежание утраты документов, ошибок при их передачи и прочих нежелательных ситуаций нужно не только корректно предоставить все бумаги, но и отразить этот факт документально.
  2. Один сотрудник переходит на другую позицию и передает дела своему заместителю или новому работнику, пришедшему на его место. Например, передача бухгалтерских, кадровых, административных документов.
  3. Банкротство организации – в этих случаях возникает необходимость передачи сразу всех бумаг, для чего составляется большое количество актов, разделенных по группам в соответствии с видами документации.
  4. Наконец, в случае реорганизации компании (слияния ее с другими, объединения отделов и т.п.) также возникает необходимость передать все дела. Причем в подобных ситуациях составляется сразу много актов – по каждому отделу, по каждому сотруднику и т.п.

В случае с частными гражданами составления может понадобиться, если речь идет об оказании услуги, подразумевающей прием передачу документов. Например, если лицо доверяет свои интересы представителю в суде, очевидно, понадобится передать ему важные бумаги, в том числе и в оригинальном виде. Тогда составить документ – в интересах самого гражданина.

Бланк и образец 2020 г

Конкретной формы утвержденной законодательством не существует, поэтому каждая компания и/или физическое лицо вправе составить его по собственному образцу. Обычно в нем должна отражаться следующая информация:

  1. Название, дата его составления (это и есть день вступления его в силу), место составления (город или иной населенный пункт).
  2. Полное официальное название компании, передающей и принимающей документы (в том числе в тех случаях, когда обмен бумагами происходит в пределах одной фирмы).
  3. ФИО, паспортные и контактные данные физических лиц, если в обмене участвуют именно они.
  4. ФИО, должность и табельный номер (при наличии) ответственных сотрудников, которые собственно передают бумаги и принимают их.
  5. Перечень всех передаваемых документов обычно оформляют в виде таблицы. Приводятся такие данные:
  • номера (в хронологическом порядке);
  • полные официальные названия документов;
  • дата их составления/подписания;
  • номер бумаги (в соответствии с системой нумерации, принятой в компании);
  • форма (оригинал, копия, заверенная копия) и количество всех листов (страницы не считаются).
  1. Далее ставятся подписи сторон, расшифровки подписей (фамилия, инициалы) и печать, если компания использует ее в своей работе.

Пустой бланк, который можно использовать в работе в большинстве случаев, представлен ниже:

А вот реальный пример заполнения:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. По необходимости допускается приложить к нему и другие важные документы – чаще всего это подробные описи. Тогда в акте нужно отразить ссылки на описи, а не перечислять названия всех бумаг (для экономии времени).

Передача документации при смене директора

Это один из наиболее распространенных и в то же время один из наиболее сложных случаев. Он всегда связан с особенно важными бумагами и материальной ответственностью. Как правило, передают такие документы:

  • учредительные (регистрация компании, сведения об учредителях, Устав и т.п.);
  • первичная бухгалтерская отчетность;
  • лицензия на ведение деятельности и прочая разрешительная документация;
  • заключения налоговых и иных проверок;
  • ценные бумаги, векселя;
  • свидетельства о правах собственности на помещения, объекты имущества, производственное оборудование и т.п.;
  • договоры аренды, поставки и другие соглашения с контрагентами;
  • платежные документы и др.

Образец подобного акта отличается от простого бланка приема документации. Основное отличие состоит в том, что передаваемых бумаг не очень много, поэтому их можно оформить обычным перечнем, а не таблицей. Наряду с этим подписываетсядокумент всегда в присутствии свидетелей – сотрудников компании, в которой происходит смена руководства.

Пример на который можно опираться как на образец, представлен ниже.

Особенности процедуры состоят в следующем:

  1. Прежде всего, до оформления и самой процедуры передачи необходимо провести специальную инвентаризацию всех бумаг, чтобы заранее понимать, есть ли какая-то недостача и в чем ее возможные причины. По результатам инвентаризации составляется отчетный документ произвольного образца.
  2. Затем для подтверждения того, что все бумаги действительно не утеряны, привлекаются другие ответственные лица – это финансовый директор, начальник отдела кадров, главный бухгалтер, а при необходимости – и их заместители.

В особенно ответственных случаях для подтверждения корректности приема передачи документов необходимо  вызвать нотариуса. Он засвидетельствует чистоту передачи и заверит акт своей печатью и подписью.

Таким образом, сама по себе – это несложная процедура, однако важно внимательно контролировать действия сотрудников на каждом этапе и убедиться в наличии всех документов как минимум дважды.

ссылкой:

(4 3,75 из 5)
Загрузка…

Источник: https://2ann.ru/prostoj-obrazec-akta-priema-peredachi-dokumentov/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.